Manuale delle Procedure

del N.O. “Archivio”

1.      Procedure per l’ archiviazione documenti relativi ai fascicoli personali di L.S.U.

               a) Verifica del documento al momento della consegna con foglio vettore.

 b) Codificazione degli atti relativi ai Lavoratori Socialmente Utili afferenti all’ex progetto “Palermo Lavoro”.

c) Aggiornamento dell’elenco cronologico degli atti contenuti in ogni fascicolo relativo ai LL.SS.UU.

d) Archiviazione dei suddetti atti, custoditi e severamente trattati nel rispetto del D.Lgs196/03.

e) Consegna -  su richiesta formalizzata in appositi moduli -  ai responsabili dei Nuclei Operativi     e Unità Organizzative dei fascicoli personali.

f) Inserimento di copia del modulo di cui al punto e) al posto del fascicolo consegnato.

g) Annotazione su apposito software.

h) Identificazione di eventuali dati sensibili e/o personali.

i) Codificazione e annotazione del nome e cognome del Lavoratore Socialmente Utile  sulle buste contenenti documenti con dati sensibili o personali.

l) Archiviazione in appositi  faldoni contenuti in armadi metallici chiusi a chiave.

2.      Procedure per l’archiviazione di documenti diversi dai precedenti:

a) Verifica del documento al momento della consegna con foglio vettore.

           b) Selezione e protocollazione interna.

           c) Codificazione con numero progressivo.

d) Aggiornamento dell’elenco cronologico degli atti, contenuti in ogni fascicolo relativo ai LL.SS.UU.o in altri raccoglitori.

e) Archiviazione in apposito faldone.

f) Consegna- su richiesta formalizzata dai responsabili dei Nuclei Operativi e delle Unità       Organizzative- dei documenti, con annotazione in apposito registro.

3.      Procedure per l’archiviazione di delibere di Giunta Comunale,di  Consiglio Comunale e di Determine Dirigenziali:

a) Le delibere e le determine pervengono  dal Nucleo Operativo “Protocollo” con fogli vettore.

             b) Annotazione degli estremi delle delibere e delle determine in apposito registro.

             c) Archiviazione in faldoni .

4.      Procedura per la custodia degli atti contenenti dati sensibili (in armadio metallico la cui chiave è custodita dal responsabile):

a)      I documenti pervengono  in busta chiusa, nella quale è visibile solo il nome e il   cognome del Lavoratore Socialmente Utile, dai vari Nuclei Operativi e Unità Organizzative dell’Ufficio. Nella busta è anche inserito un codice numerico identificativo che lo collega al fascicolo personale.

b)      Custodia delle buste chiuse in appositi faldoni.

c)      Consegna - su richiesta formalizzata dai responsabili dei Nuclei Operativi e delle Unità Organizzative dell’Ufficio, autorizzati al trattamento dei dati  previa -  compilazione di apposito modulo e previa registrazione in apposito registro.

d)      Riconsegna dei documenti prelevati con “scarico” dal registro di cui al punto c). 

5.      Procedure di scarto ai sensi della Circolare del Ministero dell’Interno n. 8900-22 del 14 Luglio 1917, aggiornata con ulteriore circolare del 03 Marzo 1933.

a)      Il responsabile dell’Archivio, dovrà predisporre, in accordo con il Dirigente, apposito elenco della documentazione da eliminare per essere inviato alla Sovrintendenza Archivistica per la Regione Sicilia per il relativo nulla-osta.

b)      Una volta acquisito il nulla-osta, il Dirigente predisporrà una determina dirigenziale nella quale allegherà la proposta di scarto degli archivi;.

c)      Avvio delle procedure di distruzione degli atti e documenti oggetto di scarto;

d)      Il materiale cartaceo, reso irriconoscibile dall’apposito distruggi-documenti, sarà inviato alla Sezione Provinciale della Croce Rossa Italiana;

e)      Stesura del verbale che attesterà il compimento delle operazioni di distruzione;

f)      Invio del verbale alla Sovrintendenza Archivistica della Regione Sicilia.