Obiettivo 1 - Avvicinare il cittadino alle istituzioni

13 - Attivita' Stato Civile

Volumi di Stato Civile

Nel corso dell’anno 2016 sono state poste in essere rilevanti attività amministrative, in ottemperanza a quanto previsto dall’Ordinamento dello Stato Civile (DPR 396/2000), volte ad acclarare la condizione di ogni cittadino rispetto agli stati attraverso i quali egli passa durante la sua vita: nascita, matrimonio, morte, cittadinanza,  ecc ed in  collaborazione con la Prefettura di Palermo sono state poste in essere tutte le operazioni necessarie per la fornitura e vidimazione dei volumi di stato civile, indispensabili per la registrazione degli eventi.

Pertanto, è stata garantita la funzione essenziale di pubblicità svolta dai detti registri, tramite l’aggiornamento continuo e costante degli atti agli avvenimenti intervenuti, assicurando in tal modo la finalità di garantire l’attualità della documentazione alle vicende giuridiche correlate, legate alla vita di ogni singolo cittadino.  Ciò ha comportato il collegamento sistematico tra atti e fatti diversi, ma successivi l’uno all’altro, consentendo il costante adeguamento alla realtà della documentazione d’ufficio. Inoltre, in ragione della rimodulazione dell’assetto organizzativo/funzionale delle Postazioni Decentrate e delle Circoscrizioni di cui alla deliberazione di G.C. n.136/2015 e successiva nr. 120 del 30.06.2016, si è provveduto alla riprogrammazione della numerazione dei citati Registri di Stato Civile, alla loro vidimazione da parte della Prefettura ed alla assegnazione agli Uffici Separati di Stato Civile, allocati presso le citate Circoscrizioni, al fine di garantirne l’immediata operatività anche per l’anno 2017.

Accordi consensuali extragiudiziali

Particolare menzione merita l’attività svolta per il recepimento e l’attuazione della nuova normativa relativa agli accordi extragiudiziali di cui alla legge 162/2014, entrata in vigore nel Dicembre 2014, che ha traslato presso il Servizio, le competenze in tema di cessazione e scioglimento dei matrimoni, attività che prima venivano svolte presso i Tribunali.
Tale legge che regola gli accordi extragiudiziali, a causa della complessità della materia trattata, ha comportato dall’entrata in vigore e nel corso dell’anno 2016, svariati interventi ministeriali volti a dirimere vuoti normativi e porre le basi per l’adozione di procedimenti amministrativi univoci in tutti i Comuni d’Italia.
Pertanto, al fine di ottimizzare l’erogazione del Servizio, si è reso necessario un costante aggiornamento professionale degli Ufficiali di stato Civile che hanno, adeguatamente formati, prestato idonea assistenza agli utenti che si sono rivolti presso l’Ufficio Stato Civile sempre in numero più elevato.
Si è proceduto all’aggiornamento della modulistica già resa fruibile ai cittadini attraverso la consultazione diretta sul sito istituzionale “Amministrazione Trasparente”, per le procedure da adottare per la stesura degli accordi consensuali di separazione o di divorzio, da stipulare dinnanzi gli Ufficiali di Stato Civile, ex art. 12 della citata L. 162/2014, e - delle procedure relative alle trascrizioni delle convenzioni redatte presso gli Avvocati (cd. negoziazione assistita). 

Inoltre, nel corso dell’anno 2016, al fine di rendere maggiormente fruibile da parte dei cittadini l’attività amministrativa riguardante le separazioni, lo scioglimento/cessazione degli effetti civili del matrimonio e la modifica degli accordi patrimoniali, è stato avviato un percorso di decentramento dei procedimenti amministrativi finalizzati  agli accordi extragiudiziali di cui all’art. 12 legge citata  presso gli Uffici Separati di Stato Civile ubicati nella II – IV e VI circoscrizione ritenuti strategici  per il soddisfacimento delle richieste dei cittadini. e per l’ubicazione  territoriale.

Tale strategia ha trovato ampio gradimento da parte degli utenti che sono riusciti a concludere le relative procedure in tempi ristretti e recandosi anche in Uffici dislocati territorialmente vicini al loro domicilio essendo il servizio così non più fornito, come nell’anno precedente, esclusivamente presso la sede di Piazza Giulio Cesare.

Ciò ha consentito di ridurre ulteriormente i tempi di attesa per la conclusione degli accordi redatti dinnanzi l’Ufficiale di stato civile, procedendo in tempo reale, alla scadenza della stipula degli accordi consensuali, all’aggiornamento delle singole posizioni giuridiche soggettive.
In tal modo, è stato possibile con l’inserimento dei dati anche nell’archivio informatico, l’emissione aggiornata dei certificati di stato civile presso tutti gli sportelli delle postazioni decentrate anagrafiche.

Come si evince dalla rappresentazione grafica, il 35% delle pratiche trattate ha riguardato gli accordi consensuali di cui all’art. 12 l. 162/2014, che sono stati definiti dinnanzi agli Ufficiali di Stato Civile senza la mediazione di avvocati o l’intervento del Giudice e del Procuratore della Repubblica.

Formazione lista di leva - classe 1999

Tra le attività di rilievo, si annovera anche quella relativa alla formazione ed aggiornamento delle liste di leva, secondo le procedure richieste dal Ministero della Difesa. Nello specifico è stata formata, mediante procedure informatiche, la lista di leva cl. 1999, con l’inserimento di nr. 3728 giovani appartenenti alla classe di riferimento. Inoltre, è stata aggiornata, in sinergia con le Autorità Militari, la lista unica dei c.d. “aggiunti alla classe 1998” cioè dei soggetti che hanno acquistato la cittadinanza italiana o per trascrizione atto di nascita formato all’estero.
In ottemperanza alle disposizioni contenute nel DPR 15 marzo 2010 nr. 66 è stato garantito l’interesse dei privati ad intervenire nel procedimento di formazione della lista di leva mediante predisposizione e pubblicazione di apposito manifesto che rende noto l’avvio delle operazioni di iscrizione nelle liste di leva comunali.

Nel periodo di riferimento, non sono state presentate osservazioni e/o reclami. Sono state definite, complessivamente, 4705 posizioni circoscrizionali di leva, procedendo alla cancellazione per iscrizione altro Comune o per decesso di nr. 977 giovani.
Dalla tabella si evince che solo il 79% dei nati a Palermo vengono iscritti nelle liste di questo Comune, mentre il restante 21% vengono cancellati per le motivazioni sopra indicate.
Inoltre, al fine di rilasciare la certificazione di leva aggiornata, sono state apportate nr. 3334 variazioni matricolari riguardanti posizioni di leva dei soggetti residenti a Palermo di età compresa tra il 18° ed il 45° anno.
Inoltre, ogni trimestre sono state effettuate le comunicazioni matricolari al Distretto Militare di Palermo, indispensabili per il rilascio degli esiti di leva e la ricostruzione dei fogli matricolari.

Trasmissione telematica al casellario giudiziale centrale (Sic) dei soggetti deceduti

Nell’ottica del processo di dematerializzazione del cartaceo, previo studio di fattibilità proposto alla Società Sispi, quale gestore del sistema informatico dell’Amministrazione ed in ottemperanza a quanto previsto dalla deliberazione di   Giunta Comunale n.253 del 22/12/2015, è stato attivato nel corso dell’anno 2016, il sistema telematico per la trasmissione dei dati al Casellario Giudiziale centrale di Roma (SIC) dei soggetti deceduti a Palermo di età compresa tra il 14° e l’80° anno.

E’ stato pianificato e realizzato, nel corso dell’anno 2016, il processo di semplificazione delle procedure avviando un integrale processo di trasmissione telematica dei dati.
Tale modalità di trasmissione informatizzata, realizzata con la creazione di un file XML unico che include tutti i deceduti registrati a Palermo desunto dall’archivio demografico, ha permesso l’adozione di un procedimento unico che coinvolge, oltre all’attività svolta dall’Ufficio Centrale di Stato Civile  anche quella svolta da tutti gli Uffici Separati  dislocati nelle Circoscrizioni, comportando la  riduzione  dei termini per la conclusione di ogni singolo procedimento amministrativo finalizzato alla formazione degli atti di morte e l’aggiornamento in tempo reale dei dati del Casellario Giudiziale.

Pertanto, gli Uffici Separati di Stato Civile che provvedono a redigere gli atti di morte non inviano più, ai competenti Casellari Giudiziali territoriali, alcuna trasmissione dei dati relativi ai deceduti né alcun certificato di morte, in quando le relative comunicazioni vengono effettuate in unica soluzione mediante l’invio di un unico file con cadenza mensile al Casellario Giudiziale Centrale.
Tale procedura ha permesso l’aggiornamento delle certificazioni di morte indispensabili per il rilascio delle certificazioni dei carichi pendenti o per la cancellazione dai ruoli specie in materia tributaria.

In ottemperanza a quanto previsto dalle linee guida emanate dal Decreto del Ministero della Giustizia del 19.03.2014, si è provveduto, inoltre, alla nomina dei referenti e del responsabile del trattamento dati ed inviare i dati citati in ambiente di test, relativi all’ultimo semestre 2015 nonché a far data dal 13.04.2016 si è provveduto all’invio dei deceduti relativi ai mesi dell’anno 2016 con cadenza mensile. 

Unioni civili

Con l’entrata in vigore in data 5 giugno 2016 della legge 20 maggio 2016 nr. 76 “Regolamentazione delle unioni civili tra persone dello stesso sesso e disciplina delle convivenze” pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale nr. 118 del 21 maggio 2016, l’Ufficio Stato Civile in ottemperanza a quanto previsto dalla nuova normativa, per dare corso alle pressanti richieste pervenute dagli utenti, ha avviato in tempi celeri le procedure amministrative per la costituzione delle Unioni Civili.
Pertanto, è stato istituito il “Registro Provvisorio delle Unioni Civili” e proceduto in data 20.08.2016 alle prime registrazioni delle Unioni mediante una dichiarazione effettuata di fronte all'ufficiale di stato civile e alla presenza di due testimoni.
Nel corso dei mesi Agosto/Dicembre 2016, sono state espletate nr. 32 Unioni Civili, ponendo in tal modo il Comune di Palermo tra i primi Comuni d’Italia ad applicare la nuova normativa che ha riconosciuto diritti/ doveri   alle persone maggiorenni dello stesso sesso che hanno deciso di unirsi civilmente.

Le coppie omosessuali, qualificate come “specifiche formazioni sociali”, hanno anche nel Comune di Palermo, a prescindere dalla loro residenza, usufruito di questo nuovo istituto giuridico di diritto pubblico che ha garantito il riconoscimento di diritti inviolabili sanciti negli artt. 2 e 3 della Costituzione Italiana ossia il riconoscimento del diritto all’autodeterminazione, all’uguaglianza e pari dignità dei cittadini senza alcuna distinzione di sesso.

L’attuazione di tale istituto ha dato una significativa risposta ad una rinnovata coscienza civile che a ha posto la Città di Palermo tra i primi Comuni pilota in un processo di trasformazione sociale.

Attività in cifre

In sintesi, l’attività di Stato civile svolta nell’anno 2016 può essere analiticamente tradotta in cifre che mostrano, come si evince dal grafico, che l’attività preminentemente svolta dall’Ufficio riguarda la formazione degli atti di morte con un totale di 3163 procedimenti conclusi.

Segue, in ordine decrescente l’attività di formazione degli atti di nascita, matrimonio, cittadinanza ed unioni civili

Ulteriori attività espletate dall’Ufficio aventi grande rilevanza per l’impatto con l’utenza, sono desumibili dallo schema riportato di seguito che   indica i procedimenti conclusi per ogni tipologia di attività amministrativa che è posta in essere nell’anno 2016.

Interessante inoltre, la comparazione dei dati relativi alle principali attività svolte dallo stato civile nell’anno 2015 e nell’anno 2016, dai quali si evince una tendenza in aumento delle nascite e dei matrimoni.

Si specifica che i dati riportati riguardano la globalità delle attività, quindi si riferiscono al totale degli atti per tipologia (nascita, morte, matrimoni, cittadinanze) includendo in queste sia gli atti iscritti che quelli trascritti. (Atti iscritti sono quelli formati a Palermo, atti trascritti sono quelli formati presso altri Comuni italiani/esteri e registrati a Palermo).